Datenschutz

Präambel
Die Tennisgesellschaft Plochingene.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogeneDaten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnungund des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden undeinen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zugewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. Aus Gründen der Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen die männliche Form gewählt, es ist jedoch immer die weibliche Form mitgemeint.

§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohlautomatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internetveröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und dieseDatenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Datenverarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitgliederund Nichtmitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jedeKategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Mitgliedsnummer, Geschlecht, Vorname, Nachname, Akademischer Grad, Anschrift (Straße,Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Beitragszahler, aktiv/passiv, Beitragsschlüssel (Familien-stand etc.), Abteilungs-und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankdaten, ggf. die Namen und Kontaktdatender gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion imVerein, ggf. Haushalts-und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Spenden, Ehrungen, interne Kontostände (bez. Beiträge, Hallenstunden, Arbeitsdienst, Kaution etc.).
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Vereinbetrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungenteilnehmen.Als Mitglied des Württembergischen Landessportbundes e.V. (WLSB) ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an den WLSB zu melden. Übermittelt werden dabei Vor- und Nachname, das Geburtsdatum, das Geschlecht, ausgeübte Sportarten und die Vereinsmitgliedsnummer. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben werden zusätzlich die vollständige Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein übermittelt. Im Rahmen von Liga-Spielen, Turnieren, Wettkämpfen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an die Sportfachver-bände, deren Sportarten im Verein betrieben werden.Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Württembergischen Tennis-Bund e. V., dessen Sportarten im Vereinbetrieben werden, werden personenbezogene Daten auch von Nichtmitgliedern an diese weitergeleitet, soweit die Nichtmitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung, in Vereins-Flyern, Jubiläumsbroschüren und in Internetauftrittendes Vereinsveröffentlicht und andie regionalen Presseerzeugnisse und Verbandszeitschriftenweitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands (incl. Beisitzer) sowie derSpielführer, des Trainerteams, der Betreiber der Clubgasstätte, der Sponsoren mit Vorname, Nachname, Funktion, Firmenname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer des Vereins zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Er stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art.13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern, Spielführerinnen und Spielführer sowie dem Trainerteam insoweitzur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmungsatzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehreninitiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Accountein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigenKontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accountsverwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Datenhaben (z.B. Mitglieder des Vorstandssowie Beisitzer, Spielführer, Trainerteam) und alle im Verein mit Sonderaufgaben Betraute sind auf den vertraulichen Umgang mitpersonenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist aus folgenden Gründen nicht erforderlich:
- In der Tennisgesellschaft gibt es keine Person, deren Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs oder ihres Zwecks eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Person erforderlich macht (z.B. Videoüberwachung in Stadien) oder deren Kerntätigkeit in der Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Art 9 DSG-VO (z.B. Gesundheitsdatenin Selbsthilfegruppen) oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilung und Straftaten gemäß Art 10 DSGVO besteht (Art 37 Abs. 1 lit. b) und lit. c) DSGVO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist kein primärer Geschäftszweck der Tennisgesellschaft.
- In der Tennisgesellschaftist die Regelzahl von mindestens 10 Personen nicht erfüllt, die sich ständig mit der automatisiertenVerarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung undUnterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Pressereferent, dem 1. und dem 2. Vorsitzenden und dem Geschäftsführer und dem Administrator. Änderungen dürfen ausschließlich nur durch diese vorgenommen werden.
2. Der Pressereferent und der Administrator sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des1. oder des 2 Vorsitzenden. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Pressereferent weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegendatenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Pressereferenten kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betriebeines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
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§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen zur Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.
2. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder weitergabe ist untersagt.
3. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzungvorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins wurde am 25.06.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereinsrückwirkend zum 25.05.2018 in Kraft.